Jak założyć firmę krok po kroku (2026)

Jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce założysz online w 15 minut, bezpłatnie, przez portal CEIDG. Ten poradnik prowadzi Cię przez całą procedurę krok po kroku — od pomysłu do pierwszej faktury.

Dla kogo ten poradnik

• Osoby rozważające przejście z etatu na JDG
• Freelancerzy rozpoczynający działalność
• Studenci i osoby do 30 r.ż. korzystające z ulg startowych
• Osoby wracające na rynek po dłuższej przerwie

Kluczowe liczby 2026

• Rejestracja CEIDG: 0 zł, 15 minut online (z profilem zaufanym)
• Ulga na start: 6 miesięcy bez składek społecznych ZUS
• Preferencyjny ZUS: 24 miesiące × 442,90 zł społeczne
• Pełny ZUS (bez zdrowotnej): ok. 1 773 zł/m-c
• Składka zdrowotna ryczałt: 419,46 / 698,76 / 1 257,89 zł (zależnie od progu)
• Limit zwolnienia z VAT: 200 000 zł przychodu rocznie
• Próg kasy fiskalnej (B2C): 20 000 zł sprzedaży detalicznej rocznie

Krok 1: Profil Zaufany lub e-dowód

Bez tego nie zrobisz nic online. Wybór:

• Profil Zaufany (ePUAP) — potwierdzasz w banku (mBank, PKO, ING, Santander, Pekao) lub w urzędzie
• e-dowód — jeśli masz dowód z warstwą elektroniczną + czytnik
• mObywatel 2.0 — mobilny profil zaufany

Krok 2: Wybór PKD

PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) to kod Twojej działalności. Wybierasz:

• 1 kod główny — przeważająca działalność
• Dodatkowe kody — ile chcesz, za darmo

Popularne kody PKD:

Porada: wpisz 5-10 kodów nawet jeśli ich teraz nie używasz. Dodanie później to nowy wpis do CEIDG.

Krok 3: Rejestracja w CEIDG

Wejdź na biznes.gov.pl → Załóż firmę online. Wypełniasz formularz CEIDG-1:

1. Dane osobowe: PESEL, imię, nazwisko, adres zamieszkania
2. Nazwa firmy: musi zawierać Twoje imię i nazwisko (np. „Jan Kowalski JanDev")
3. Adres działalności: może być domowy (mieszkanie), coworking, wirtualny adres
4. Data rozpoczęcia: można ustawić na przyszłość (do 30 dni)
5. PKD: kod główny + dodatkowe
6. Forma opodatkowania: ryczałt / liniowy / skala / karta (wybierz teraz lub do 20. następnego miesiąca po pierwszym przychodzie)
7. Urząd skarbowy: podpowiada automatycznie po adresie
8. Konto bankowe: podajesz lub dodajesz później
9. ZUS: automatyczne zgłoszenie + wybór kodu (ulga/pref/pełny)

Podpisujesz profilem zaufanym — gotowe. NIP dostajesz automatycznie (masz go, bo masz PESEL), REGON w ciągu 1-2 dni.

Krok 4: VAT — tak czy nie?

Zwolnienie podmiotowe z VAT (art. 113 ust. 1):

• Limit 200 000 zł obrotu rocznego
• Prostsza księgowość, niższe ceny dla klientów B2C
• Nie odliczasz VAT od zakupów

Rejestracja do VAT (VAT-R):

• Obowiązkowa, jeśli sprzedajesz usługi poza UE (IT, cyfrowe)
• Opłaca się, gdy klienci są VAT-owcami (i tak odliczą)
• Odliczasz VAT od laptopa, auta, biura
• Musisz składać JPK_V7M co miesiąc

Porada dla IT: jeśli pracujesz dla zagranicznych klientów — zwykle nie chcesz być VAT (odwrotne obciążenie i tak robi klient). Jeśli polscy klienci B2B — rejestruj VAT, bo i tak odliczą.

Krok 5: Konto firmowe

Obowiązkowe dla transakcji ≥ 15 000 zł (biała lista VAT) — oraz praktycznie: dla oddzielenia finansów. Oferty 2026:

Co sprawdzić: limity darmowych przelewów, opłata po promocji, bankowość internetowa vs mobilna, integracje z programami księgowymi.

Krok 6: Kasa fiskalna — czy potrzebna?

Obowiązek kasy fiskalnej jeśli sprzedajesz B2C (osobom fizycznym) i:

• przekroczysz 20 000 zł obrotu B2C rocznie, lub
• sprzedajesz towary/usługi z listy „bezwzględnej" (np. usługi fryzjerskie, kosmetyczne, medyczne, prawnicze, gastronomia, paliwa)

Zwolnienia:

• Usługi świadczone tylko dla firm (B2B)
• Sprzedaż z wysyłką pocztą/kurierem, płacona przelewem (z identyfikacją)
• Usługi edukacyjne online (e-learning)

Kasa online (e-kasa) — od 2026 standard. Ceny od 800 zł (dofinansowanie 90%, max 700 zł).

Krok 7: Zgłoszenie do ZUS

Z CEIDG ZUS dostaje informację automatycznie. W ciągu 7 dni musisz się tylko zgłosić na właściwy kod:

• 0570 — ulga na start (6 m-cy, tylko zdrowotna)
• 0590 — preferencyjny ZUS (24 m-ce, społeczne 442,90 zł)
• 0510 — pełny ZUS
• 0511 — pełny ZUS + chorobowe dobrowolne

Dobrowolne chorobowe: 70 zł/m-c przy preferencyjnym ZUS, ~200 zł przy pełnym. Warto — daje prawo do zasiłku chorobowego i macierzyńskiego.

Krok 8: Księgowość

Samodzielnie (program):

• Freenance (monitoring finansów + raporty)
• iFirma, wFirma, inFakt, Fakturownia — od 30 zł/m-c

Księgowa — od 200-400 zł/m-c dla JDG na ryczałcie, 400-800 zł dla liniowego/skali z VAT.

Polecane: pierwsze 3-6 miesięcy księgowa, żeby nauczyć się procedur — potem możesz samodzielnie lub hybrydowo.

Typowe błędy przy zakładaniu firmy

1. Nie sprawdzenie formy opodatkowania — ryczałt 12% vs liniowy 19% różni się nawet o 10k/rok
2. Zgłoszenie złego kodu ZUS — np. pełny zamiast preferencyjnego (tracisz ~15k/rok)
3. Brak konta firmowego od startu
4. Jeden klient, praca w biurze klienta, ich laptop — fiskus zakwalifikuje jako etat
5. Niezgłoszenie do VAT UE przy sprzedaży usług IT do UE
6. Przekroczenie 200k VAT bez rejestracji — wsteczny VAT + odsetki

FAQ

Czy muszę mieć siedzibę firmy? Tak, ale może to być Twój dom / mieszkanie (właściciel / najemca za zgodą wynajmującego). Alternatywa: adres wirtualny od 30-100 zł/m-c.

Ile kosztuje założenie firmy? 0 zł (CEIDG). Pierwsze koszty: konto bankowe (0 zł), księgowość (od 30 zł/m-c programem), ZUS od 7 miesiąca.

Kiedy wystawię pierwszą fakturę? Od dnia rozpoczęcia działalności (podanego w CEIDG). Jeszcze przed otrzymaniem REGON.

Czy mogę założyć firmę przy etacie? Tak. Najczęstszy model: etat + JDG jako „drugi filar". ZUS masz z etatu, z JDG tylko zdrowotną od pierwszej złotówki.

Czy mogę zawiesić firmę? Tak, na minimum 30 dni, maksimum 24 miesiące. Zawieszenie = brak ZUS, brak przychodów, brak kosztów. Z CEIDG, online.

Freenance — zarządzanie finansami nowej firmy

Freenance pomaga śledzić przychody i koszty firmy, liczy rezerwy na ZUS i podatki, pokazuje realny „cash na życie". Importujesz konto firmowe z mBank / ING / Santander — widzisz, na czym stoisz. 30-dniowy trial, bez karty.

Powiązane artykuły

• Inwestowanie jako przedsiębiorca — IKE, IKZE i nie tylko
• Cash flow w małej firmie – jak zarządzać przepływami pieniężnymi
• Podatek od obligacji skarbowych — kompletny przewodnik rozliczenia w 2026